Nous voulons travailler avec vous, clients, partenaires, prestataires, fournisseurs, stagiaires en toute confiance ; pour cela, nous précisons dans cette politique ce que nous faisons en qualité de responsable du traitement avec les données à caractère personnel de personnes physiques.
Ce document vous indique les données à caractère personnel que nous collectons et que vous nous fournissez, les raisons pour lesquelles nous le faisons, les cas où nous les communiquons à des tiers, la manière dont nous les conservons, les sécurisons, ainsi que les moyens pour exercer les droits reconnus aux personnes sur leurs données.
Pour toute question concernant la présente politique, contacter notre Déléguée à la Protection des Données (DPO) à l’adresse dpoaquitaine@agencergpd.eu
Nous collectons des données à caractère personnel directement auprès de vous ou auprès d’une personne autorisée dans le but
– exclusivement commercial lié à notre activité principale en remplissant notre formulaire de contact ;
– de recevoir notre Newsletter.
Par ailleurs, si vous nous contactez, nous conserverons une trace de votre demande afin de nous permettre de la traiter au mieux.
Lorsque vous nous contactez, ou nous demandez de vous recontacter pour les services qui vous intéressent, vous consentez à nous fournir les données à caractère personnel suivantes : nom, prénom, adresse mail, numéro de téléphone, informations partagées par vous-même dans lequel du message que vous êtes invités à nous laisser.
Pour la réalisation de nos services et prestations d’ordre professionnels, nous collectons des données d’identification personnelles et professionnelles telles que nom, prénom, numéros de téléphone professionnel, adresse mail professionnelle, signature, fonction ; des données concernant les compétences techniques ; des données financières liées à la facturation.
Nous stockons également vos consentements à recevoir des informations, par exemple l’actualité à laquelle vous vous abonnez, ainsi que vos retraits de consentement aux traitements auxquels vous aviez auparavant consenti.
Nous ne communiquons vos données à caractère personnel à des tiers que dans les cas suivants :
Nous mettons en place les mesures de sécurité organisationnelles et techniques nécessaires et appropriées contre tout accès, toute modification, divulgation ou destruction non autorisé des données que nous stockons. La Politique de Sécurité du Système d’Information (PSSI) peut vous être transmise pour obtenir plus de détails sur les mesures.
Ces mesures sont notamment les suivantes :
Nous conservons les données à caractère personnel pendant la durée de la relation commerciale, puis nous les supprimons. Dans certains cas, nous nous réservons le droit de les conserver pour une durée plus longue notamment pour prévenir un éventuel contentieux et répondre à nos obligations légales et réglementaires.
Pour les données traitées dans le cadre d’un traitement soumis à un consentement, nous les supprimons dès le retrait du consentement.
Nous ne transférons pas les données à caractère personnel en dehors de l’Union Européenne. Dans le cas où nous y serons amenés pour les besoins d’un contrat, nous nous engageons à mettre en place les garanties appropriées et à recueillir l’autorisation préalable sur le transfert. En tout état de cause, nous restons responsables de nos engagements sur ces données à caractère personnel.
| LES DIFFERENTS DROITS | Explications et procédures obligatoires |
Processus entreprise |
| Informer les personnes sur leurs droits. |
Rédaction d’une information claire, brève et compréhensible dans laquelle il convient d’expliquer les éléments suivants : – Quelles sont les données qui sont traitées ? – Pourquoi elles sont traitées ? – Quel fondement légal autorise à conserver ces données ? – Quelles sont les finalités des traitements ? – Êtes-vous susceptible de transférer ses données à un autre acteur ? – Quels sont ses droits s’agissant de ses données (droit d’accès, droit à l’oubli, droit à la rectification, droit d’opposition au marketing direct, etc.) – Indiquer que la personne concernée a la possibilité de déposer un recours auprès de l’autorité de contrôle ou du DPO de la société. |
Les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre des relations en B to B ou B to C. Néanmoins certaines données comme le nom le prénom et l’email peuvent être enregistrées pour faire suite à des demandes de sociétés. Fondement basé sur l’article 6b du RGPD (contrats ou mesures précontractuelles). En cas de demande d’information, l’Agence RGPD peut informer la personne concernée des données collectées. La personne concernée peut effectuer sa demande directement auprès de l’Agence RGPD Aquitaine ou auprès de la CNIL pour faire respecter ses droits |
| Le droit d’accès | Le droit d’accès aux données permet à la personne concernée de demander des informations Vous avez désormais le droit de connaître : – La durée de conservation des données qui vous concernent,- La source des données quand elles n’ont pas été collectées auprès de vous,- Les informations concernant un profilage éventuel, – Les garanties prises en cas de transfert des données hors périmètre de l’UE. |
Les données à caractère personnel sont collectées dans le cadre des relations en B to B. La durée de conservation est valable le temps de la relation commerciale. Cette durée est ensuite soumise à la réglementation en vigueur. |
| Le droit d’opposition | La législation française prévoit que toute personne est en droit de s’opposer, pour des motifs légitimes, à ce que des données qui la concernant fassent l’objet d’un traitement. Le RGPD prévoit que le même droit s’exerce, à tout moment pour des raisons tenant « à la situation particulière » de la personne concernée. Par conséquence, la personne peut demander au responsable du traitement le droit de s’opposer à ce traitement. La CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) recommande que ce droit d’opposition soit exercé par le biais d’une case à cocher (opt out) libellé de la façon suivante « si vous ne souhaitez pas recevoir d’offres commerciales pour les produits analogues à ceux que vous avez déjà achetés. | Les personnes concernées peuvent faire prévaloir leur droit d’opposition. Néanmoins comme évoqué précédemment, EAM’S étant soumise à la loi Française, il appert que certaines données seront conservées suivant une durée légale. Des propositions commerciales pourront être envoyées aux clients dans le cadre des activés de EAM’S. A ce titre EAM’S a la possibilité d’obtenir le consentement par l’intermédiaire de l’action volontaire d’une case à cocher lors de la demande formulée sur le site internet. La conservation de la preuve et la gestion du consentement s’effectue via ce soft. (opt out —– opt in) |
| Le droit de rectification | Les personnes physiques disposent d’un droit de rectification de leurs données. Si les données personnelles sont inexactes ou incomplètes, la personne concernée peut obtenir que ces dernières soient complétées ou modifiées en fournissant une « déclaration complémentaire ». Elles doivent alors recevoir une réponse dans les meilleurs délais. | EAM’S permet aux personnes concernées de demander la rectification de leurs données. Un tableau de preuves des différentes demandes est conservé par EAM’S. |
| Le droit à l’oubli | Le RGPD renforce fortement le droit à l’oubli et prévoit que les données doivent être conservées « pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ». Concrètement, les informations ne peuvent donc pas être conservées de façon indéfinie. Le RGPD renforce donc encore plus ce principe de limitation de la conservation.
Les personnes physiques peuvent demander l’effacement (droit à l’oubli) dans les meilleurs délais de leurs données, ce dans plusieurs hypothèses : |
EAM’S permet aux personnes concernées de demander la rectification de leurs données. Un tableau de preuves des différentes demandes est conservé par EAM’S. Chaque traitement de données à caractère personnel fait l’objet d’une attention particulière notamment dans le cadre du suivi permettant de réaliser un droit à l’oubli. |
| Le droit à la portabilité | Les personnes physiques peuvent demander au responsable de traitement une copie des données personnelles les concernant sous un format structuré, courant et électronique. L’objectif est de permettre aux utilisateurs de changer de fournisseur sans perdre de données (données extraites sous un format exploitable) | EAM’S permet aux personnes concernées de demander la rectification de leurs données. Un tableau de preuves des différentes demandes est conservé par EAM’S. |
| Le droit au refus du profilage ou de décisions automatisées |
Le RGPD instaure explicitement un droit d’opposition au profilage à des fins de prospection. L’utilisation d’un algorithme visant à analyser les données d’un individu afin d’évaluer son intérêt pour certains types de produits et services, la probabilité qu’il les achète, qu’il se comporte de telle ou telle manière ou encore qu’il soit à tel ou tel endroit, peut être qualifiée de profilage, et donc faire l’objet d’un droit d’opposition.
Le droit d’opposition au profilage ne s’applique pas lorsque le profilage : |
EAM’S n’effectue pas de profilage. |
| Le droit à la limitation du traitement des données |
Une personne physique peut demander au responsable de traitement de conserver les données qu’il détient la concernant, mais sans pouvoir les utiliser. Ce droit s’applique si : – l’exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, ce durant une durée permettant de vérifier l’exactitude des données, – les données font l’objet d’un traitement illicite, – les données personnelles ne sont plus nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, – la personne concernée s’est opposée au traitement en vertu de son droit d’opposition. |
EAM’S permet aux personnes concernées de demander la rectification de leurs données. Un tableau de preuves des différentes demandes est conservé par EAM’S. |
Pour exercer vos droits, il suffit :
Nous prenons très au sérieux les violations de données à caractère personnel.
En cas de violation de vos données personnelles susceptible d’engendrer un risque pour vos droits et libertés, le DPO d’EAM’S notifie la violation à la CNIL dans les meilleurs délais, et, si possible 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance. EAM’S informera également la personne concernée, dans les meilleurs délais conformément aux dispositions de l’article 34 du RGPD.
Nous nous engageons à traiter les données à caractère personnel conformément aux dispositions légales en vigueur.
La présente politique sera revue en fonction des évolutions des textes. Vous serez régulièrement informé de cette mise à jour.
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